Firemní systém řízení
Firemní informační systém byl vyvinut naší společností za účelem vnitropodnikové komunikace, elektronického systému řízení, který umožňuje snadné a přesné zdokumentování práce na projektech. Vytvářená dokumentace a její work-flow podporované tímto systém řízení umožňuje pružně řešit úkoly a problémy v jednotlivých oblastech projektu se zainteresovanými pracovníky.
Informační systém byl certifikován Certifikátem ISO 9001:2001
Firemní systém řízení je navázán na celoprojektový systém řízení ADIS. Umožňuje nejen zpracování a evidenci veškerých dat potřebných pro řízení projektu a celé společnosti, ale podporuje důsledně organizační a řídící procesy ve společnosti, stejně jako vývoj aplikací.
Organizační a řídící procesy jsou podporovány aplikacemi vyvinutými v prostředí Lotus Notes:
- ISO
- Datová základna
- Evidence úkolů.
Databáze ISO
Tvoří celkový přehled dokumentů, který společnost udržuje v rámci normy ISO 9001:2001:
- Příručka Jakosti
- Vnitřní předpisy společnosti
- Dokumentované postupy, popisy, procesy:
- Popisy firemních procesů
- Popis prostředků a nástrojů systému jakosti
- Popisy pracovních funkcí
- Popisy pracovních postupů
- Popisy instrukcí
- Číselník dokumentů
Datová základna
Jedná se o podrobné evidence, sloužící jak pro podporu řízení projektů, tak pro podporu řídících a kontrolních procesů ve společnosti.
Jedná se o soubor dokumentů, tyto dokumenty jsou všechny vytvářeny a udržovány v elektronické podobě Lotus Notes.
Je tvořena třemi základními skupinami evidencí:
- Externí evidence
jedná se o evidenci celoprojektového systému řízení ADIS, která je začleněna do firemního SŘ.
- Analytické zadání
- Distribuční list
- Hot-line
- Uživatelská příručka.
- Interní evidence ISO
Jedná se o podrobné evidence udržované v souladu s normou ISO 9001:2001, tedy o soubor dokumentů, které jsou vytvářeny a udržovány v elektronické podobě v Lotus Notes.
Nově vytvářené či změněné dokumenty procházejí schvalovacím procesem, který je rovněž automatizován. Nově vytvořený dokument je elektronicky předán k přezkoumání a následnému schválení zodpovědným osobám, po schválení těmito osobami je dokument automaticky zařazen mezi platné firemní dokumety.
Systém podporuje rovněž automatizované verzování dokumentů. Po vytvoření nové verze dokumentu, je nový dokument veden jako dokument ve schvalovacím procesu, původní dokument je stále platný, uživatel je však upozorněn, že je připravována nová verze příslušného dokumentu.
Po schválení nové verze dokumentu, je nový dokument zařazen mezi platné firemní dokumenty, původní dokument je přesunut do archivu dokumentů.
Do dokumentů interní evidence ISO patří především následující dokumenty:
- Interní prověrky
- Zápisy z porad
- Politika jakosti
- Cíle jakosti
- Záznamy o neshodách
- Preventivní opatření
- Náměty na zlepšení jakosti
- Záznamy z přezkoumání SJ
- Záznamy z personálních auditů
- Plány (porad, školení, interních prověrek)
- Vzory firemních dokumentů.
- Interní evidence - podpora vývoje
- Zápisy z jednání garančních skupin
- Zápisy z konzultací.
- Zápisy z jednání GS
Pro každou aplikační oblast je Ministerstvem financí ČR stanoven garant. Garant je odborným pracovníkem resortu MF ČR se znalostmi dané aplikační oblasti, tedy s legislativními a metodickými vědomostmi a poznatky. Tento pracovník zaručuje, že vytvořená aplikace vyhovuje všem legislativním a metodickým potřebám praktického využití na ÚFO (územní finanční orgány) a MF ČR, které zákazník požaduje. Garant je vedoucím garanční skupiny příslušné aplikační oblasti. Garanční skupina je určována MF ČR a garantem a pod jeho vedením pak vypracovává podklady a stanovuje požadavky pro analytická zadání úloh. Členy garanční skupiny jsou (kromě garanta) zpravidla zástupci finančních ředitelství a finančních úřadů, metodici, pracovníci oddělení automatizace a informatiky, a současně zástupci řešitele. Jednání garančních skupin se zúčastňuje i koordinátor aplikační oblasti (za MF ČR) a hlavní analytik ADIS (z IBM ČR). Z každého jednání garanční skupiny je proveden zápis, který je v informačním systému dokumentován.
- Zápis konzultace
V rámci jednotlivých aplikací jsou vedeny konzultace s odpovědnými pracovníky z jednotlivých řešitelských týmů, s pracovníky MF ČR a finančních ředitelství. Z jednotlivých konzultací je proveden zápis o vedení konzultace a následném řešení jednotlivých problémů.
Evidence úkolů (úkolový list)
Jedná se o aplikaci vytvořenou v prostření Lotus Notes, která je nejdůležitější podporou vývoje aplikací ve společnosti TAXNET, s.r.o..
V aplikaci se evidují všechny úkoly a činnosti spojené s vývojem. Od námětů na řešení, přes úkoly řešené v rámci smluv na vývoj ADIS, až po chyby a problémy řešené na základě Hot-Line.
Každý úkolový list má evidovanou celou svou historii, od vzniku až po dořešení a případnou distribuci a začlenění do distribučního listu.
Po vytvoření je UL předán analytikovi zodpovědnému za danou aplikaci, po provedení analýzy a vytvoření specifikace pro programátora je UL předán příslušnému programátorovi. Po odladění programátorem je UL předán analytikovi k otestování, po otestování vyplní analytik v UL informace pro distribuční list a předá UL k distribuci. Po vyhlášení distribuce je automatizovanou akcí vytvořen Distribuční list, což znamená, že všechny informace pro distribuční list a danou distribuční verzi jsou přeneseny do aplikace Distribuční list, který je součástí celoprojektového systému řízení projektu ADIS.
Každému pracovníkovi se v jeho soukromém pohledu zobrazují všechny jemu přidělené UL, vedoucí týmu pak ve svém pohledu vidí UL přidělené všem členům jeho týmu, což podává každému pracovníkovi informaci o jeho aktuálních úkolech, vedoucímu týmu pak základní informaci o vytíženosti jednotlivých členů týmu.
Celá historie UL, včetně datumů předávání UL mezi odpovědnými pracovníky až po datum vytvoření DL je v UL evidována a podle aktuálního stavu dokumentu lze přesně určit v jakém stadiu zpracování se daný UL nachází, kdo na něm aktuálně pracuje, což slouží jako nástroj ke kontole průběhu řešení daných úkolů.
Aplikace rovněž podporuje "zpětné kroky", tj. pokud je například analytická specifikace nedostatečná, programátor může UL vrátit analytikovi k dospecifikování.
